Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Zudem entschied der EuGH bereits 2019, dass eine solche Zeiterfassung objektiv, verlässlich und zugänglich sein muss. Allerdings gibt es bisher keine Rechtsprechung, die die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Systeme vorsieht. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass der Gesetzgeber in Zukunft diese Systeme verpflichtend vorsehen wird. 

Und mal ehrlich: Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit der Auswertung von Excellisten oder gar handgeschriebenen Zetteln? Bei 10 Mitarbeitern kommen da nämlich schnell mehrere Stunden im Monat zusammen. 

In diesem Artikel erfahren Sie, warum eine genaue Zeiterfassung für Arztpraxen so wichtig ist und wie Sie die passende Lösung für Ihr Team finden.

Darum sollten Sie Zeiterfassung in Ihrer Arztpraxis betreiben

Eine korrekte Zeiterfassung in Ihrer Arztpraxis ist aber viel mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie bildet den Grundstein für effiziente Arbeitsprozesse und eine transparente Dienstplanung. Gerade in einem hektischen Praxisalltag sorgt eine gute Zeiterfassung dafür, dass Arbeitszeiten exakt dokumentiert werden und Überstunden oder Fehlzeiten leicht nachvollziehbar sind. Dies schafft nicht nur Fairness gegenüber Ihren Mitarbeitern, sondern ermöglicht auch eine bessere Planung und Organisation der Praxisabläufe.

Durch die Zeiterfassung erhalten Sie zudem wichtige Einblicke in die tatsächliche Arbeitsbelastung Ihres Teams. Sie können sehen, welche Aufgaben besonders zeitintensiv sind und an welchen Stellen Optimierungspotenzial besteht. Überdies bietet eine professionelle Zeiterfassung auch rechtliche Sicherheit. Sie stellt sicher, dass die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden und schützt Sie im Falle von Streitigkeiten mit Mitarbeitern oder Behörden.

Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Dienstplanung: Eine gut funktionierende Zeiterfassung erleichtert die Erstellung eines übersichtlichen und gerechten Dienstplans für Ihre Arztpraxis. Das erhöht die Zufriedenheit Ihres Teams und sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihre Praxis effizienter arbeitet.

Wie kann man als Arzt Arbeitszeit erfassen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit in einer Zahnarztpraxis oder Arztpraxis zu erfassen. Je nach Größe der Praxis, Anzahl der Mitarbeiter und individuellen Anforderungen können unterschiedliche Methoden sinnvoll sein. Hier sind die gängigsten Optionen:

1. Manuelle Zeiterfassung

Bei der manuellen Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten von den Mitarbeitern selbstständig in ein Stundenzettel-System eingetragen. Diese Methode ist einfach und kostengünstig, birgt jedoch einige Risiken. Fehlerhafte oder unvollständige Eintragungen sind keine Seltenheit, und der Verwaltungsaufwand ist hoch. Zudem bietet sie wenig Schutz vor Manipulationen und erfüllt nicht immer die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes.

2. Digitale Zeiterfassungssysteme

Die digitale Zeiterfassung gewinnt immer mehr an Bedeutung, da sie eine effiziente und zuverlässige Methode ist, um Arbeitszeiten exakt zu dokumentieren. Moderne Systeme ermöglichen es, die Arbeitszeit per Fingerabdruckscanner, Chipkarte oder über eine App auf dem Smartphone zu erfassen. 

Diese Lösungen reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich und bieten eine hohe Genauigkeit. Zudem lassen sich die Daten in Echtzeit auswerten, was eine optimale Dienstplanung ermöglicht. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben automatisch zu berücksichtigen und Berichte für die Lohnabrechnung zu erstellen.

Zeiterfassungssoftware für Arztpraxen

Speziell auf die Bedürfnisse von Arztpraxen zugeschnittene Zeiterfassungssoftware bietet den größten Funktionsumfang. Sie ermöglicht nicht nur die Erfassung der Arbeitszeiten, sondern auch die Verwaltung von Überstunden, Urlaubstagen und Krankmeldungen. Zudem können solche Programme mit anderen Praxisverwaltungssystemen verknüpft werden, um Arbeitsabläufe zu optimieren. 

3. Stechuhr-Systeme

In kleineren Praxen werden häufig noch klassische Stechuhr-Systeme eingesetzt. Dabei stempeln sich die Mitarbeiter beim Kommen und Gehen ein und aus. Obwohl diese Methode zuverlässig ist, ist sie im Vergleich zu modernen digitalen Lösungen eher unflexibel und nicht immer zeitgemäß.

Tipp: Prüfen Sie, welche Variante am besten zu Ihrer Praxis passt, und achten Sie dabei auf Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Diese Features muss eine Software für Zeiterfassung haben

Bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für Ihre Arztpraxis sollten Sie darauf achten, dass sie bestimmte Funktionen bietet, um den Praxisalltag wirklich effizienter zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Features, die eine solche Software mitbringen sollte:

Benutzerfreundlichkeit

Eine Zeiterfassungssoftware sollte einfach und intuitiv bedienbar sein. Sowohl Ärzte als auch das Praxisteam müssen die Software problemlos nutzen können, ohne lange Schulungen durchlaufen zu müssen. Eine klare und übersichtliche Benutzeroberfläche und eine App für das Handy erleichtern die Handhabung und sparen wertvolle Zeit.

Flexible Erfassungsmethoden

Die Software sollte verschiedene Möglichkeiten zur Zeiterfassung bieten, etwa per Desktop, Smartphone-App oder Tablet. So können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig und flexibel erfassen – sei es direkt am Arbeitsplatz, unterwegs oder im Homeoffice.

Automatische Überstunden- und Pausenberechnung

Ein effizientes Zeiterfassungssystem erkennt automatisch, wann Überstunden anfallen oder Pausenzeiten angefallen sind. Das erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und sorgt für eine faire Abrechnung der Arbeitszeiten.

Integration mit anderen Praxissoftware-Lösungen

Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte sich nahtlos in bestehende Praxisverwaltungssysteme integrieren lassen. Dadurch vermeiden Sie doppelte Dateneingaben und erleichtern die Synchronisierung von Informationen, wie z.B. Dienstplänen oder Urlaubszeiten.

Berichtsfunktionen und Auswertungen

Um den Überblick über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu behalten, sollte die Software umfassende Berichtsfunktionen bieten. So können Sie Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten schnell analysieren und gegebenenfalls Anpassungen im Dienstplan vornehmen.

Datenschutz und Sicherheit

Da es sich bei der Zeiterfassung um sensible Daten handelt, ist der Datenschutz von entscheidender Bedeutung. Achten Sie darauf, dass die Software die Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) erfüllt und Daten sicher speichert.

Cloud-Speicherung und Zugriffsmöglichkeiten

Eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware ermöglicht es, jederzeit und von überall auf die Daten zuzugreifen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie mehrere Standorte haben oder im Homeoffice arbeiten. Zudem gewährleistet die Cloud-Speicherung eine hohe Datensicherheit und regelmäßige Backups.

Zeiterfassung in der Arztpraxis: Genaue Erfassung als Grundstein für den Erfolg

Eine präzise Zeiterfassung sorgt für Transparenz, effizientere Arbeitsprozesse und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Es sollte in Ihrer Arztpraxis zum Qualitätsmanagement gezählt werden. Dadurch verbleibt mehr Zeit für die Patientenbetreuung und weniger Raum für Konflikte im Team. Eine moderne Zeiterfassungslösung steigert zudem die Zufriedenheit der Mitarbeiter und unterstützt die Planung in Ihrer Praxis. 

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