Sie wollen Ihre Zahnarztpraxis profitabler machen? Diese 7 KPIs müssen Sie kennen:
| KPI | Was es misst | Zielwert |
|---|---|---|
| 1. Patientenakquisitionskosten | Kosten pro Neupatient | Max. 300€ |
| 2. Patient Lifetime Value | Gesamtumsatz pro Patient | Min. 4.500€ |
| 3. Behandlungsplan-Quote | Angenommene Behandlungen | >60% |
| 4. Rückkehrrate | Wiederkehrende Patienten | >85% |
| 5. Umsatz pro Patient | Durchschnittlicher Behandlungswert | Min. 653€/Jahr |
| 6. Marketing-ROI | Werberendite | 300-500% |
| 7. Praxiseffizienz | Stuhlauslastung | >65% |
Was Sie sofort umsetzen können:
- Messen Sie täglich Ihre Produktionszahlen
- Führen Sie Morgen-Meetings mit dem Team ein
- Nutzen Sie eine KPI-Software für automatisches Tracking
- Setzen Sie sich klare Monatsziele
Die wichtigsten Fakten:
- Durchschnittliche Betriebskosten: 68-72%
- Optimale Gewinnmarge: 45-50%
- Empfohlenes Marketing-Budget: 3-10% vom Umsatz
Diese KPIs helfen Ihnen, Ihre Praxis systematisch zu steuern und den Gewinn zu steigern.
Related video from YouTube
Patientenakquisitionskosten
Die Kosten für neue Patienten bestimmen, wie profitabel Ihre Praxis ist. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Kosten berechnen und optimieren.
So einfach geht’s:
Patientenakquisitionskosten = Marketing- und Vertriebskosten ÷ Neue Patienten
Schauen wir uns ein Beispiel an:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Marketing pro Monat | 2.000 € |
| Neue Patienten | 15 |
| Kosten pro Patient | 133 € |
| Patientenwert | 3.000 € |
| ROI | 22,5x |
Die Kosten unterscheiden sich je nach Marketingkanal:
| Kanal | Kosten pro Patient |
|---|---|
| Externes Marketing | 200 € – 1.000 € |
| Online-Marketing | 500 € – 1.500 € |
| Internes Marketing | 0 € – 100 € |
Gewinnrechnung
Ein gutes Verhältnis: Für jeden Euro Akquisitionskosten sollten Sie 3 Euro Gewinn erwirtschaften.
Bei 15 neuen Patienten sieht die Rechnung so aus:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Marketing-Investment | 2.000 € |
| Patientenwert gesamt | 45.000 € |
| Betriebskosten | 33.750 € |
| Ihr Gewinn | 11.250 € |
Messung und Kontrolle
Diese Tools helfen beim Tracking:
- Google Analytics
- CRM-System
- Marketing-Tools
- Praxis-Software
"Bei 40 Anfragen für 2.000 € kostet jeder Lead 50 €. Wandeln Sie 15 davon in Patienten um, bringt das 45.000 € Umsatz." – Sergey Walter, CEO Spirit Med
Wichtig: Prüfen Sie alle 3 Monate Ihre Marketingkanäle. Setzen Sie Ihr Budget dort ein, wo Sie die besten Ergebnisse erzielen.
2. Patient Lifetime Value
Der Patient Lifetime Value (PLV) zeigt Ihnen, wie viel Umsatz ein einzelner Patient während der gesamten Behandlungszeit generiert.
So berechnen Sie den PLV:
PLV = Behandlungswert × Besuche pro Jahr × Jahre als Patient
| Faktor | Wert |
|---|---|
| Behandlungswert pro Besuch | 300 € |
| Besuche pro Jahr | 1-2 |
| Jahre als Patient | 7-10 |
| PLV Spanne | 4.500 € – 22.000 € |
Der PLV bestimmt direkt Ihr Marketing-Budget. Eine simple Faustregel:
| PLV | Marketing pro Patient |
|---|---|
| 4.500 € | bis 1.500 € |
| 22.000 € | bis 7.300 € |
Schauen Sie sich diese Zahlen an:
| Messwert | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Patienten-Abwanderung pro Jahr | 17% | 11% |
| PLV pro Patient | 4.500 € | 6.000 € |
| Umsatz bei 1.000 Patienten | 4,5 Mio. € | 6 Mio. € |
So sieht die Verteilung Ihrer Patienten aus:
| Typ | Verhalten | PLV |
|---|---|---|
| Basis | Jährliche Kontrolle | 2.100 € |
| Standard | 2 Kontrollen + kleine Eingriffe | 6.000 € |
| Premium | Häufige Besuche + große Behandlungen | 15.000 € + |
Wichtig: Ihre Premium-Patienten bringen 80% des Umsatzes. Hier lohnt sich der Extra-Aufwand.
3. Behandlungsplan-Erfolgsquote
Die Behandlungsplan-Erfolgsquote zeigt, wie oft Patienten "Ja" zu Ihren Behandlungsvorschlägen sagen.
Berechnung der Quote
So einfach geht’s:
| Messung | Formel |
|---|---|
| Nach Anzahl | Durchgeführte Behandlungen ÷ Vorgeschlagene Behandlungen × 100 |
| Nach Wert | Umgesetzte € ÷ Vorgeschlagene € × 100 |
Schauen wir uns ein Beispiel an:
| Patient | € Vorgeschlagen | € Umgesetzt |
|---|---|---|
| Patient A | 5.000 € | 2.800 € |
| Patient B | 1.200 € | 1.200 € |
| Patient C | 900 € | 450 € |
| Patient D | 2.800 € | 1.550 € |
| Gesamt | 9.900 € | 6.000 € |
Das ergibt eine Quote von 61%.
So beeinflusst die Quote Ihren Umsatz
Die Zahlen machen den Unterschied deutlich:
| Quote | Vorschläge | Jahresumsatz |
|---|---|---|
| 34% (Normal) | 100.000 € | 34.000 € |
| 60% (Gut) | 100.000 € | 60.000 € |
| 90% (Top) | 100.000 € | 90.000 € |
Mehr Patienten überzeugen
Diese Methoden steigern Ihre Quote:
- Behandlungen verständlich erklären
- Flexible Zahlungsmöglichkeiten
- Sofortige Terminvergabe
- Zeitnahes Follow-up
Messmethoden
Diese Tools helfen beim Tracking:
| Tool | Nutzen |
|---|---|
| Praxissoftware | Automatische Quotenberechnung |
| Excel | Manuelle Datenverwaltung |
| mConsent Analytics | Follow-up und Tracking |
"Der beste Weg zur Messung der Fallakzeptanz? Ein Euro-für-Euro-Vergleich zwischen vorgeschlagener und durchgeführter Behandlung." – Melissa Marquez, COO, Jarvis Analytics
Merken Sie sich: Die durchschnittliche Quote liegt bei 34%. Top-Praxen schaffen 80-90%. Ihr Ziel sollte irgendwo dazwischen liegen.
4. Patientenrückkehrrate
Die Patientenrückkehrrate ist ein Schlüsselindikator für den Praxiserfolg. Sie zeigt, wie oft Patienten wiederkommen.
Berechnung der Rate
So geht’s:
| Zeitraum | Formel |
|---|---|
| 18 Monate | Aktive Patienten ÷ Gesamtpatienten × 100 |
| 24 Monate | Patienten mit 2+ Terminen ÷ Alle Patienten × 100 |
Aktive Patienten bedeutet: Ein Patient hatte mindestens 2 Termine in 18-24 Monaten.
Zahlen und Fakten
Die Unterschiede sind ENORM:
| Kennzahl | Durchschnitt | Top-Praxen |
|---|---|---|
| Abwanderungsrate | 17% | 3% |
| Patientenbindung | 41% | 85% |
| Neupatientenkosten | 25× höher | – |
Was bedeutet das für Ihren Umsatz?
Hier ein Beispiel:
| Szenario | Patienten | Termine/Jahr | Umsatz* |
|---|---|---|---|
| Basis | 1.500 | 3.250 | 325.000 € |
| -17% Abwanderung | 1.245 | 2.697 | 269.700 € |
| +85% Bindung | 1.500 | 3.250 | 325.000 € |
*Bei 100€ pro Termin
So steigern Sie die Rückkehrrate
- Buchen Sie Folgetermine direkt nach der Behandlung
- Kontaktieren Sie Patienten mindestens 7× pro Jahr
- Senden Sie SMS/E-Mail-Erinnerungen
- Holen Sie Feedback ein
- Bieten Sie Online-Buchungen an
"Neue Patienten helfen einer Zahnarztpraxis zu überleben. Treue Stammpatienten helfen ihr zu wachsen." – Naren Arulrajah, CEO Ekwa Marketing
Merken Sie sich: 10% mehr Rückkehrrate = höherer Umsatz bei niedrigeren Kosten als Neukundengewinnung.
sbb-itb-5ec492f
5. Einkommen pro Patient
So berechnen Sie, wie viel Geld jeder Patient in Ihre Praxis bringt.
Die Zahlen im Überblick
| Zeitraum | So rechnen Sie |
|---|---|
| Pro Monat | Gesamtumsatz ÷ Patientenzahl |
| Pro Besuch | Besuchsumsatz ÷ Besuchszahl |
| Gesamt | Jahresumsatz × Jahre der Bindung |
Ein Beispiel macht’s klar: Bei 5.000 € Umsatz und 25 Patienten pro Woche bringt jeder Patient 200 €.
Was bringen verschiedene Behandlungen?
| Behandlung | Erster Besuch | Gesamtwert |
|---|---|---|
| Prophylaxe | 200 € | 6.600 € |
| Zahnspangen | 5.000 € | 14.000 € |
| Basisbehandlung | 653 € | 4.500 € |
Diese Zahlen zählen
| Was | Ihr Ziel |
|---|---|
| Gewinnmarge | 45-50% |
| Neuer Patient im 1. Jahr | 700-1.250 € |
| Patient pro Jahr | 653 € |
| Bleibt meist | 7-10 Jahre |
So stehen Sie da
| Was messen | Normalwert | Ihre Zahl |
|---|---|---|
| Neue Patienten/Monat | 24-50 | ___ |
| Kosten pro Neupatient | 150-300 € | ___ |
| Jahresumsatz/Patient | 653 € | ___ |
So holen Sie mehr raus:
- Setzen Sie auf Vorsorge
- Bieten Sie Extra-Services bei Kontrollen
- Starten Sie Zahnpflege-Abos
- Bauen Sie Spezialbehandlungen aus
Die Gewinnformel: Besuchszahl × Umsatz pro Besuch × Zahlungsquote – Fixkosten = Ihr Gewinn
6. Marketing-Ergebnisse
Die Zahlen sprechen für sich: Marketing für Zahnarztpraxen funktioniert – wenn man die richtigen Kanäle nutzt.
Die effektivsten Marketing-Kanäle
Facebook Ads bringen die besten Ergebnisse: Mit einem Budget von 1.100 € gewinnen Sie etwa 30 neue Patienten pro Monat. Das macht nur 37 € pro Patient.
Google Ads sind teurer (476 € pro Patient), aber bringen qualifizierte Leads. Direct Mail kostet zwischen 275-422 € pro Patient – je nach Standort.
Der absolute Gewinner? Empfehlungen. Sie kosten fast nichts (0-50 € pro Patient) und bringen die treuesten Patienten.
Was Sie investieren sollten
Ihr Marketing-Budget sollte zwischen 3-10% vom Umsatz betragen. Die Rendite? 300-500% sind realistisch.
Hier die wichtigsten Investitionen:
- Bewertungs-Management: 200-300 € monatlich
- Website-Optimierung: 500-1.500 € monatlich
- Google My Business: kostenlos
- Mitarbeiter-Schulung: 499 € einmalig
Die Zahlen im Blick behalten
Diese Tools helfen beim Tracking:
| Tool | Wozu? | Bonus |
|---|---|---|
| Practice By Numbers | Misst Marketing-ROI | Direkte Praxis-Software-Integration |
| Google Analytics | Zeigt Website-Performance | Gratis und detailliert |
| Call-Tracking | Verfolgt Anrufquellen | Kanalzuordnung |
| GMB-Insights | Analysiert lokale Suchen | Standort-Daten |
Drei Fakten, die Sie kennen sollten:
- 77% suchen Zahnärzte online
- 84% der "Near Me"-Suchen kommen vom Handy
- 98% checken Online-Bewertungen
Tipp: Behalten Sie diese 4 Kennzahlen im Auge:
- Neue Patienten pro Kanal
- Kosten pro Neupatient
- Conversion-Rate (50-70% ist gut)
- Bewertungen (93% der Patienten achten darauf)
7. Praxis-Effizienz
Nur 26,7% der Praxen tracken ihre Zahlen – ein teurer Fehler für den Praxiserfolg.
Behandlungsstuhl-Auslastung
Der Behandlungsstuhl ist Ihr wichtigstes Asset. So berechnen Sie die Auslastung:
Stuhl-Auslastung = (Gebuchte Stunden / Verfügbare Stunden) × 100
Die Zahlen für 2024:
| Perzentile | Auslastung | Veränderung zu 2023 |
|---|---|---|
| 90% | 67,82% | +3,62% |
| 75% | 58,46% | +3,96% |
| 50% | 46,50% | +2,83% |
| 25% | 35,13% | +1,21% |
| 10% | 25,53% | +0,36% |
Personal-Produktivität
Diese Zahlen brauchen Sie TÄGLICH im Blick:
| Kennzahl | Zielwert | Messung |
|---|---|---|
| Wartezeit | Max. 10 Min | Zeit zwischen Ankunft und Behandlung |
| Behandlungszeit | 45-60 Min | Tatsächliche Zeit im Stuhl |
| Terminlücken | Max. 5% | Freie Slots im Kalender |
| Notfall-Slots | 2-3 pro Tag | Für akute Fälle |
Kosten senken
Diese Tools sparen Zeit und Geld:
- SMS-Terminerinnerungen stoppen No-Shows
- Online-Buchungen entlasten Ihr Team
- Digitale Akten statt Papierberge
- Live-Tracking der Stuhlauslastung
Software-Tools
Die Top-3 für Ihre Praxis:
| Tool | Was es macht | Ihr Vorteil |
|---|---|---|
| Practice by Numbers | Trackt alle KPIs | Automatische Datensammlung |
| Chair Time Analysis | Misst Stuhlnutzung | Zeigt freie Kapazitäten |
| Jarvis Analytics | Live-Monitoring | Schnelles Gegensteuern |
So geht’s los:
- Morgens: 5 Min Tagesplan
- Mittags: Auslastungs-Check
- Abends: Zahlen-Review
- Wöchentlich: Team-Feedback
8. Los geht’s
Daten sammeln
So bauen Sie Ihr KPI-System auf:
| Zeitpunkt | Daten | Tool |
|---|---|---|
| Täglich | Patienten + Umsatz | Practice by Numbers |
| Wöchentlich | Behandlungen + Marketing | Jarvis Analytics |
| Monatlich | Kosten + Produktion | Chair Time Analysis |
Tracking starten
Diese Tools helfen beim Start:
| Software | Funktion | Preis/Monat |
|---|---|---|
| Practice Analytics | KPI-Dashboard | 199€ |
| Dentistry Automation | Datenerfassung | 149€ |
| Practice by Numbers | All-in-One | 249€ |
Tägliche Checks
So läuft’s rund:
| Zeit | Was tun? | Dauer |
|---|---|---|
| Morgens | Termine + Auslastung prüfen | 5 Min |
| Mittags | Behandlungsquoten checken | 3 Min |
| Abends | Zahlen des Tages erfassen | 10 Min |
| Freitags | Team-Meeting + Planung | 30 Min |
Probleme lösen
Diese Zahlen im Blick behalten:
| Problem | Lösung | Ziel |
|---|---|---|
| No-Shows | SMS senden | < 5% |
| Behandlungsquote niedrig | Beratung verbessern | 85% |
| Stuhlauslastung gering | Termine optimieren | > 65% |
| Wartezeiten hoch | Puffer einbauen | Max. 10 Min |
Tipp: Streben Sie eine Sammelquote von 98,5% an. Bei niedrigeren Werten: Prüfen Sie Ihre Abrechnung.
Starten Sie mit diesen 4 Basiszahlen der letzten 3 Monate:
- Tagesproduktion
- Neue Patienten/Tag
- Personalkosten
- Tägliche Fixkosten
Diese Zahlen zeigen direkt, wo Sie ansetzen müssen.
Zusammenfassung
KPIs im Blick
| KPI-Bereich | Zielwert | Prüfintervall |
|---|---|---|
| Tagesproduktion | €4.500 – €5.000 | Täglich |
| Jahresproduktion | €864.000 – €960.000 | Monatlich |
| Inkasso-Quote | 98,5% | Wöchentlich |
| Hygiene-Vortermine | 95% | Täglich |
Diese Zahlen sind Ihre Wegweiser. Prüfen Sie sie regelmäßig – so bleiben Sie auf Kurs.
Direkte Lösungen
| Problem | Lösung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Leere Termine | Team-Meeting morgens | 9% mehr Auslastung |
| Zu wenig Produktion | Bessere Behandlungsplanung | 25% mehr pro Patient |
| Hygiene-Lücken | Neues Recall-System | 33% mehr Umsatz |
| Patient geht | Bessere Kommunikation | 20% weniger Absprünge |
Ihr Weg nach vorne
"Ein leerer Behandlungsstuhl ist das Teuerste in einer Zahnarztpraxis. Volle Termine und schnelles Handeln bei Absagen sind der Schlüssel zum Erfolg." – Tom Loeblein, CEO, The Dental CFO
So packen Sie’s an:
| Bereich | Ziel | Software |
|---|---|---|
| Produktion | €6.000 – €7.000/Tag | Practice Analytics |
| Termine | Min. 85% voll | Chair Time Analysis |
| Patienten halten | 80% kommen wieder | Dental Intelligence |
| Neue Patienten | 15-20 monatlich | Practice by Numbers |
2024 im Fokus
| Zeit | Ziel | Messwert |
|---|---|---|
| Q1 | KPIs einführen | 4 Hauptzahlen |
| Q2 | Abläufe verbessern | 98,5% Inkasso |
| Q3 | Marketing stärken | +20% neue Patienten |
| Q4 | Mehr Wachstum | +15% Jahresumsatz |
Praxis-Tipp: Starten Sie jeden Tag mit einem kurzen Team-Meeting. Klare Ziele = bessere Ergebnisse.
FAQs
Was ist die wichtigste Kennzahl für die Leistung einer Zahnarztpraxis?
Der Produktionswert pro Besuch (PPV) zeigt Ihnen genau, wie viel Umsatz Sie mit jedem Patientenbesuch machen.
Denken Sie an den PPV wie an einen Gesundheitscheck für Ihre Praxis. Er sagt Ihnen sofort, ob Ihre Praxis auf Kurs ist.
| Aspekt | Was Sie daraus lernen |
|---|---|
| Behandlungswert | Was ein Durchschnittsbesuch einbringt |
| Behandlungsart | Welche Leistungen Sie anbieten |
| Effizienz | Wie gut Sie Ihre Zeit nutzen |
| Wirtschaftlichkeit | Was unter dem Strich übrig bleibt |
"Der PPV ist wie ein Fieberthermometer für Ihre Praxis – er zeigt sofort, ob etwas nicht stimmt." – DRG
So einfach rechnen Sie den PPV aus:
| Schritt | Was Sie tun |
|---|---|
| Tagesumsatz | Zählen Sie alle Einnahmen des Tages |
| Patientenzahl | Zählen Sie alle Patienten des Tages |
| PPV | Teilen Sie den Umsatz durch die Patientenzahl |
Mein Tipp: Schauen Sie jeden Tag auf Ihren PPV. Liegt er unter Ihrem Ziel? Dann können Sie SOFORT handeln – nicht erst am Monatsende.
